إدارة الوثائق إلكترونياً من أبرز القضايا التي طرحت في هذا العصر، و ذلك لأهميتها و فعاليتها في تقديم خدمات متنوعة و مختلفة في العديد من القطاعات الحكومية، لذلك كان من الضروري للكثير من الدول اعتماد نظام لإدارة الوثائق. و كما أن لهذه الأنظمة الكثير من الإيجابيات إلا أنها لا تخلو أيضاً من السلبيات و التي تتجلى مثل في عدم قابليتها للتطبيق في جميع المؤسسات، عدم إمكانية المشاركة بالبيانات بين المؤسسات إلا عن طريق طبقة وسيطة، صعوبة متابعة سير المعاملات من قبل المراجعين، عدم القدرة على إضافة بنود إضافية قد تتطلبها وثيقة ما، الخ. و يعود ذلك إلى عدم وجود بنية موحدة تسمح بالدمج و التعاون بين هذه المؤسسات.
نقدم في هذا البحث دراسة تحليلية لبعض هذه الأنظمة، موضحين السلبيات الموجودة فيها، و نقترح خوارزمية لإدخال و متابعة سير أي معاملة مهما كان نوعها، و مهما كانت الجهات (داخلية-خارجية) التي ستقوم بإدارتها، و بناءً عليها صممنا قاعدة بيانات ديناميكية قابلة للتطوير حسب احتياجات أي مؤسسة و قابلة للعمل في أي مؤسسة.
The management of electronic documents is considered as one of
the most important problems that have been discussed in this age.
That is due to its effectiveness and significance in providing a
variety of services in different governmental departments. Therefore it was necessary for many countries to rely on an electronic documents management system.
Even such systems have many advantages, but they have also some cons such as the application inability in all foundations, incapability of sharing data between the foundations except through a middleware, difficulty of following up the dealings by their owner, etc. These problems are due to the absence of a generic and uniform structure between foundations. Such structure may lead to an incorporation and collaboration between these foundations. In this paper, we have made an analytical study for some systems showing their cons, then we have proposed an algorithm for following up any dealings regardless of their type or the department which will manage it. Then we proposed a design for a dynamic database which could be expanded according to the foundation's needs.
Artificial intelligence review:
Research summary
تتناول هذه الورقة البحثية البنية العامة المجردة لنظم الأرشفة الإلكترونية، حيث تعتبر إدارة الوثائق إلكترونياً من أبرز القضايا المطروحة في العصر الحديث نظراً لأهميتها وفعاليتها في تقديم خدمات متنوعة في العديد من القطاعات الحكومية. تتناول الورقة الإيجابيات والسلبيات لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الحالية، حيث تبرز بعض السلبيات مثل عدم قابليتها للتطبيق في جميع المؤسسات، وصعوبة المشاركة بالبيانات بين المؤسسات، وصعوبة متابعة سير المعاملات. تقترح الورقة خوارزمية لإدخال ومتابعة سير أي معاملة مهما كان نوعها، وتصميم قاعدة بيانات ديناميكية قابلة للتطوير حسب احتياجات أي مؤسسة. تتضمن الدراسة تحليل لواقع العمل في بعض المؤسسات الحكومية والخاصة في سوريا، ودراسة لأنظمة إدارة الوثائق العربية والأجنبية، ووضع مخططات سير العمل وقواعد البيانات للمؤسسات التي تم دراستها. كما تقترح الورقة خوارزمية عامة لمتابعة حياة وسير الوثيقة، وتصميم قاعدة بيانات مجردة وديناميكية قابلة للعمل في أي مؤسسة، بهدف تحقيق الدمج والتعاون بين المؤسسات.
Critical review
تقدم الورقة البحثية دراسة شاملة ومفصلة لأنظمة الأرشفة الإلكترونية، وتسلط الضوء على العديد من السلبيات التي تعاني منها هذه الأنظمة. ومع ذلك، يمكن ملاحظة بعض النقاط التي قد تحتاج إلى تحسين. أولاً، لم تتناول الورقة بشكل كافٍ التحديات التقنية التي قد تواجه تطبيق الخوارزمية المقترحة في بيئات عمل مختلفة. ثانياً، قد يكون من المفيد تضمين دراسة مقارنة أكثر تفصيلاً بين الأنظمة المختلفة لتوضيح الفروقات بشكل أكبر. ثالثاً، لم تتطرق الورقة إلى الجوانب الأمنية بشكل كافٍ، وهو جانب حيوي في نظم إدارة الوثائق الإلكترونية. وأخيراً، قد يكون من المفيد تقديم دراسة حالة عملية لتطبيق النظام المقترح في مؤسسة معينة لتوضيح الفوائد العملية والتحديات المحتملة.
Questions related to the research
-
ما هي أبرز السلبيات التي تعاني منها أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الحالية؟
من أبرز السلبيات عدم قابليتها للتطبيق في جميع المؤسسات، عدم إمكانية المشاركة بالبيانات بين المؤسسات إلا عن طريق طبقة وسيطة، صعوبة متابعة سير المعاملات من قبل المراجعين، وعدم القدرة على إضافة بنود إضافية قد تتطلبها وثيقة ما.
-
ما هي الخوارزمية المقترحة في الورقة لإدخال ومتابعة سير المعاملات؟
تقترح الورقة خوارزمية لإدخال ومتابعة سير أي معاملة مهما كان نوعها، ومهما كانت الجهات (داخلية-خارجية) التي ستقوم بإدارتها، مع تصميم قاعدة بيانات ديناميكية قابلة للتطوير حسب احتياجات أي مؤسسة.
-
ما هي المؤسسات التي تم دراستها في البحث؟
تم دراسة بعض المؤسسات الحكومية والخاصة في سوريا، مثل المعهد التقاني للحاسوب - جامعة البعث، كلية العلوم - جامعة البعث، الإدارة المركزية - جامعة البعث، الأنشطة والكليات – جامعة القلمون الخاصة، والبنك التجاري السوري – فرع دير عطية.
-
ما هي التوصيات التي قدمتها الورقة لتطبيق النظام المقترح؟
نقترح تكثيف الجهود لتطبيق هذا العمل في معظم المؤسسات الحكومية والخاصة، للاستفادة العملية من هذا النظام.
References used
www.sakhr.com/arabic/arabdox.aspx
www.optimait.net/ar/view_details.asp?sub_no=3_2005_09_23_5262
http://www.computer-source.com/DOCUWARE_5.pdf
When learned without exploration, local models for structured prediction tasks are subject to exposure bias and cannot be trained without detailed guidance. Active Imitation Learning (AIL), also known in NLP as Dynamic Oracle Learning, is a general t
Theoretical calculations using density functional theory (DFT) both on semi
empirical and Ab initio levels have been carried out for pyrromethene laser
dye and related compounds (PM-chromophore, PM-4m, PM 546, PM650 PM
567 and PM597). We carried o
Reviewed in this paper the most important conditions required by the legislation relating to rules of evidence, where we have to clarify
the nature of electronic transactions based on the contracting without paper documents, and its importance and i
In this research, we shed light on the testimony as a mean of proof, we studied its
essence in one hand, and its governing rules in electronic crimes, and we clarified
the categories of electronic crime witnesses, how obliged the witness can be
re
Generative models for dialog systems have gained much interest because of the recent success of RNN and Transformer based models in tasks like question answering and summarization. Although the task of dialog response generation is generally seen as