إدارة الوثائق إلكترونياً من أبرز القضايا التي طرحت في هذا العصر، و ذلك لأهميتها و فعاليتها في تقديم خدمات متنوعة و مختلفة في العديد من القطاعات الحكومية، لذلك كان من الضروري للكثير من الدول اعتماد نظام لإدارة الوثائق. و كما أن لهذه الأنظمة الكثير من الإيجابيات إلا أنها لا تخلو أيضاً من السلبيات و التي تتجلى مثل في عدم قابليتها للتطبيق في جميع المؤسسات، عدم إمكانية المشاركة بالبيانات بين المؤسسات إلا عن طريق طبقة وسيطة، صعوبة متابعة سير المعاملات من قبل المراجعين، عدم القدرة على إضافة بنود إضافية قد تتطلبها وثيقة ما، الخ. و يعود ذلك إلى عدم وجود بنية موحدة تسمح بالدمج و التعاون بين هذه المؤسسات. نقدم في هذا البحث دراسة تحليلية لبعض هذه الأنظمة، موضحين السلبيات الموجودة فيها، و نقترح خوارزمية لإدخال و متابعة سير أي معاملة مهما كان نوعها، و مهما كانت الجهات (داخلية-خارجية) التي ستقوم بإدارتها، و بناءً عليها صممنا قاعدة بيانات ديناميكية قابلة للتطوير حسب احتياجات أي مؤسسة و قابلة للعمل في أي مؤسسة.